El comienzo de un nuevo año simpre incluye una propuesta de superación, de cambio de algo. Pensando en ésa línea, es probable que más de una vez usted se haya lamentado por no haber cumplido con todas las tareas que se había propuesto realizar durante el día. Lo más seguro es que admita que no supo organizar su tiempo ni pudo planificar su jornada. No se complique, para este año le propongo algunas formas que le ayudarán a aprovechar al máximo sus horas laborales y lograr cumplir con la productividad que se proponga.

El encarar de forma desorganizada su profesión y su vida pueden hacerle admitir, al terminar cada día, que lo que hizo no fue mucho. Para que ello no suceda, debe organizarse.

Ser Organizado

Debe comenzar por saber organizar su tiempo laboral:

1. Defina claramente, al principio de la jornada, un plan para llevar a cabo lo que quiere, y debe, realizar en el día. Esto le dará una primera idea si será posible o no hacer todo lo que se propone. Podrán ser los mejores veinte minutos de su día.
2. Establezca prioridades y aprenda a que pesen más las suyas que las de su jefe. No acepte pasivamente tareas que no podrá realizar.
3. Instaure, en lo posible, su "horario de respuestas". Es el o los momentos del día en los que, por ejemplo, responde los mails. Disponga a qué horas está disponible para otras personas. Si tiene secretaria, trabaje con ella este plan de respuestas.
4. Establezca con claridad las horas que dispone para atender esos temas. Piense que deberá atender reuniones, salir a ver un cliente, etc. Considere el tiempo real que dispondrá para resolver lo que tiene entre manos.
5. Atienda sólo aquellas reuniones que establezca que son de importancia. Evite las que sabe que le robarán tiempo.
6. En la mañana temprano, haga un plan de delegación de tareas y determine a quiénes de sus colaboradores, le asignará qué cosa. Utilice su tiempo y esfuerzo en aquello que sólo usted tiene autoridad para resolver.

Será indispensable también que logre dominar su ansiedad cuando lo desborda el qué hacer.

Estar Concentrado

Es posible que usted esté afectado por ver que algunas de sus cosas están fuera de su control. Eso genera ansiedad, y lo hace mucho más en tanto y cuanto no tenga usted claridad respecto a qué es urgente y qué importante de lo que tiene pendiente. La pregunta clave que ayuda es: "¿Es esto lo más importante que tengo que hacer hoy en el listado que he armado en la mañana?" Y si su jefe tiende a cargar sus tareas, usted podrá compartir con él ése listado de prioridades y podrá entonces preguntarle: "¿Cuál de estas cosas le gustaría posponer de manera tal que yo pueda hacer lo que me acaba de dar?"

Aprenda a decir NO

Usted sabe el costo de las interrupciones, el teléfono, ésa preguntita de un minuto, etc. Evite todo ello aprendiendo a decir NO. No es algo sencillo, pero sí necesario. Si tiene una secretaria acuerde con ella para que lo ayude. Verá, al final del día el tiempo extra que puede lograr. Lo mismo es cuando está ocupado o en una conversación y suena su teléfono celular o el de su escritorio. Usted es el dueño de su tiempo, y usted es quien decide cómo usarlo. Hay mucha gente que no tiene en cuenta esto y "es usada" por los roba tiempos.

Acostumbre a su gente que usted colaborará con ellos gustosamente en todo, pero nadie debe entrar a su oficina si no trae una respuesta al problema que plantea. Muchos empleados se acostumbran a no pensar y pasan hábilmente el problema a su jefe. Evite seriamente este sistema. Al respecto hay una anécdota muy oportuna sobre este aspecto que dicen ocurrió cuando cierta vez Kissinger recibió de Winston Lord, un informe en el que éste último había trabajado duramente durante muchos días. Kissinger se lo devolvió con una nota que decía "¿Esto es lo mejor que puede hacer?". Lord reescribió y pulió el informe y se lo devolvió a Kissinger, quien se lo regresó inmediatamente con la misma pregunta tajante. Después de elaborarlo una vez más ?y de recibir una vez más la misma pregunta por parte de Kissinger? Lord le contestó en el mismo tono: "¡Maldita sea! Sí, es lo mejor que he podido hacer". A lo cual Kissinger replicó: "Bien, si es así, ahora sí lo voy a leer". Creo que es un buen ejemplo de lo tratado.

Elabore Listas

Planear su día de trabajo requiere que efectúe dos listas: una General y otra Específica. La primera lista se mantendrá siempre en un cuaderno y en ella tendrán que figurar cada una de las cosas que usted debe realizar, desde las simples, las que han sido dejadas de lado, o que deberá cumplir en los próximos seis meses (esta lista suele ser muy utilizada por los gerentes y se ve en los cuadernos de anotaciones que portan). Así su trabajo podrá ser cuantificado.

La segunda lista, la Específica, contendrá las tareas que usted se ha comprometido a realizar en el día (esta lista no es común verla) Esta será mandatoria y le dirá a usted si está planificando bien su recurso más costoso: el tiempo para resolver lo que se propone. Le sugiero que no planifique realizar más de diez tares por día. Si lo logra hacer bien, evitará el temor que surge del trabajo que puede aparentar estar fuera de control. Usted sabrá dónde está parado.

Establezca prioridades

Usted debe establecer prioridades asignado un determinado tiempo de ejecución y cantidad de recursos de acuerdo al valor relativo que revista cada tema. Para ello ordene sus actividades escribiendo delante de ellas los números 1, 2 y3. De forma tal que 1 sean los asuntos urgentes y las cuestiones que requieran de un esfuerzo o concentración especial. El 2 señalará las tareas medianas, mientras que el 3 marcará los trabajos rutinarios. Procure ver gradualmente qué cantidad de prioridades puede manejar diariamente. Le sugiero no establecer más de tres o cuatro prioridades por día, para que luego no se sienta frustrado si no las cumple. Usted verá lo que le es posible. Fomente el hábito de evaluar cada cuestión en su lista diaria en base a ala contribución que ellas aportan para que usted pueda cumplir con sus metas.

Controle su tiempo

Planifique su día de trabajo y asigne prioridades. Es recomendable, en lo posible, atender las actividades más importantes durante las primeras horas de su día laboral. Prométase que logrará tener un escritorio lo más limpio de papeles posible. Trabaje en equipo, complementariamente, con aquellos colaboradores que pueden resolver mejor cada cuestión. Así le dará gusto delegar.

Clasifique sus papeles

Agrúpelos en base a las siguientes cinco categorías:

1. Urgente. Allí concentra aquellos que demandan inmediata atención y solución. En esta categoría, si es necesario tomar una decisión, tómela. Si una carta debe ser respondida, hágalo. No deje de lado lo que ha clasificado en esta categoría.
2. Leer y Guardar. Se incluyen todos aquellos proyectos e informes que pueden ser archivados para leerlos en el momento oportuno. En esto lo puede ayudar su secretaria. Vea que esta carpeta "no aumente su volumen". De allí saldrán documentos y tareas que podrán ser delegadas. Usted debe resolver quién o quienes se harán cargo.
3. Leer y Descartar. Carpeta con material de importancia secundaria como diarios y revistas técnicas. Si después de una semana no ha podido leerlas, le sugiero que las descarte. Esta es otra carpeta que no debe ser voluminosa..
4. Archivar. A esta categoría pertenecen los documentos que ya han sido analizados y que pueden ser útiles para análisis posteriores. Son carpetas que deben ser ordenadas por temas o por fechas. De acuerdo a lo que le resulte más cómodo para ubicar cuando lo requieran las circunstancias.
5. Descartar. No guarde papeles que nunca utilizará. Sea estricto.

Reduzca los informes innecesarios

La inmensa cantidad de papeles que suelen manejarse en las oficinas generan caos de información. Para evitar esto, analice con su staff los informes que producen. Júzguelos. Ellos no deben ser una simple colección de verdades. Organícelos de forma tal que estos puedan estar a disposición para que la gente pueda aprovecharlos en diferentes toma de decisiones.

Analice con su secretaria o con un colaborador cercano si los informes son necesarios. Pregúntese ¿Cuáles son los objetivos que persigue cada uno de ellos?, ¿cuáles serían las consecuencias si ellos fueran descartados? Si usted tiene dudas sobre el valor de un documento, observe cuántas personas que usualmente lo reciben preguntan por él. Luego juzgue su valor.

Cuando usted haya descartado los informes innecesarios, reduzca aquellos que debe producir. Una carta o un gráfico pueden resultar mucho más útiles que una carpeta de innumerables páginas. Luche contra la tendencia de decir más de lo que el receptor necesita saber. Resulta sencillo seleccionar los papeles que son útiles de aquellos que no lo son. Basta seguir las siguientes pautas:

• Elimine aquellas notas (cartas, mails, etc.) que solamente dicen "Estoy enviándole..."
• Elimine los memos que sólo buscan autoprotección por parte de quien los escribió.
• Elimine la información duplicada.
• Reduzca los documentos que posean más de 50 páginas. Guarde sus conclusiones y recomendaciones

Estas simples pautas, sumadas a las que usted crea convenientes agregar, le serán de mucha utilidad para no complicar su productividad.

Fuente: http://www.franciscolehmann.com/web/2011/12/organizarse-para-incrementar-su-productividad-gerencial/